5 phút mỗi ngày: Sách khởi nghiệp: The Power of Less của Leo Babauta – Phần 2: Giới hạn mục tiêu và Duy trì động lực

Sức mạnh của sự tập trung đến từ sự đơn giản hóa mọi thứ. Đơn giản hóa không có nghĩa là hời hợt, làm mọi thứ nửa vời. Đơn giản hóa nên và cần được hiểu là sự bỏ qua những công việc không cần thiết và dành toàn bộ thời gian, công sức cho những công việc cần thiết và thực sự tạo ra tác động lớn. Đồng thời sự đơn giản hóa, tập trung vào những việc quan trọng giúp bạn duy trì động lực để bước tiếp, để mỗi ngày bạn tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra.

Nếu như ở Phần 1 – Sức mạnh của sự tập trung  bạn được tiếp cận với 6 Quy tắc để rèn luyện sự tập trung thì trong Phần 2 này, 6 quy tắc đó sẽ được cụ thể hóa qua những công việc bạn làm mỗi ngày.

Hãy cùng chúng tôi đọc và rèn luyện sự tập trung từ những việc đơn giản nhất bạn nhé!


NHỮNG MỤC TIÊU VÀ DỰ ÁN ĐƠN GIẢN

Đặt mục tiêu thì dễ nhưng đạt được mục tiêu lại cực kỳ khó nếu mục tiêu đó đáng để bạn thực hiện. Nguyên tắc Có ít đi giúp bạn làm được điều này: giới hạn lại mục tiêu và bạn sẽ đạt được nhiều hơn.

Hệ thống 1 mục tiêu

Chọn một mục tiêu, tập trung toàn bộ sức lực cho đến khi bạn đạt được mục tiêu đó. Bạn nên nhớ đây phải là mục tiêu bạn thực sự muốn hoàn thành. Bạn càng mong muốn thực hiện bao nhiêu, bạn càng có khả năng đạt được mục tiêu đó bấy nhiêu. Lựa chọn mục tiêu 6 tháng cho tới một năm để thực hiện. Chia nhỏ những mục tiêu kéo dài hàng năm thành những mục tiêu ngắn hạn hơn để bạn tập trung vào một việc một lúc. Những mục tiêu ngắn hạn này dễ dàng thực hiện ngay lập tức và giúp bạn duy trì động lực.

Chia nhỏ mục tiêu

Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành những mục tiêu ngắn hạn giúp bạn tập trung vào một việc một lúc. Đây là những việc bạn có thể hoàn thành hay và giúp duy trì động lực cho bạn. Đặt mục tiêu mỗi tuần để bạn tiến gần hơn với mục tiêu ngắn hạn và tiếp tục chia nhỏ mục tiêu tuần thành từng việc mỗi ngày.

Tạo một danh sách những công việc lớn cần làm, liệt kê các việc nhỏ và gạch bỏ công việc bạn đã hoàn thành. Đừng chuyển sang đầu việc khác nếu chưa hoàn thành xong. Bạn nên chắc chắn bạn xác định được kết quả đầu ra và thường xuyên đánh giá tiến độ công việc. Kiểm tra bạn vẫn đang đi đúng hướng và đừng đi lệch đường.

NHỮNG CÔNG VIỆC ĐƠN GIẢN

MITS – Những công việc quan trọng nhất (Most Important Tasks)

Đây là những công việc bạn muốn/ cần hoàn thành trong ngày. Hãy bắt đầu với 3 công việc mỗi ngày và xem cách làm này có hiệu quả với bạn không. Bạn cũng cần đảm bảo hoàn thành 3 công việc quan trọng (MITS) này cho dù công việc khác bạn chưa làm xong. Một trong 3 công việc quan trọng nhất nên gắn liền mới mục tiêu của bạn, 2 việc còn lại liên quan tới công việc thường ngày. Cách tốt nhất để hoàn thành MITS là thực hiện nó vào đầu giờ làm việc thay vì để đến cuối ngày.

Những công việc nhỏ

Điều quan trọng là tập trung vào ít việc hơn nhưng quan trọng hơn. Để thực sự đơn giản hóa công việc của bạn, hãy chia nhỏ công việc theo giờ hoặc thậm chí nhỏ hơn.

QUẢN LÝ THỜI GIAN ĐƠN GIẢN

Cách tiếp cận mở

Với những ai bị quá tải bởi lịch trình dày đặc, thay vì quản lý cuộc sống của bạn theo lịch trình hãy quản lý theo thời điểm. Biết mức độ ưu tiên của bạn và quyết định việc gì bạn nên làm dựa trên mức độ ưu tiên, lượng thời gian bạn có và sức lực hiện tại.

Giảm công việc

Bạn càng có ít việc đi, bạn càng ít phải sắp xếp chúng. Loại bỏ, giao việc và trì hoãn. Tập trung vào đơn giản hóa, giảm thiểu và bỏ qua.

Xử lý hàng loạt

Thực hiện hàng loạt công việc một lúc. Ví dụ, dành một khoảng thời gian chỉ để gọi điện và sau đó xử lý giấy tờ. Chỉ kiểm tra email 2 lần 1 ngày và dành thời gian cho những việc lặt vặt bạn cần xử lý.

EMAIL ĐƠN GIẢN

Đặt bộ lọc cho hòm thư đến – bạn có thể nhận thông tin từ rất nhiều nguồn khác nhau như từ hòm thư, văn bản, bình luận trên blog, tin nhắn online, v.v. Lọc nguồn thông tin đem lại giá trị và xóa địa chỉ email khác nếu có thể. Giới hạn thời gian kiểm tra mail mỗi ngày – tốt nhất kiểm tra 2 lần/ngày vào lúc 10 sáng và 04 giờ chiều, tuy nhiên, bạn nên chọn cách phù hợp nhất với bạn miễn là bạn không kiểm tra mail mọi lúc mọi nơi.

Khi kiểm tra mail, hãy xử lý nhanh gọn. Đọc mail từ dưới lên trên và ngay lập tức: xóa, lưu trữ, trả lời, cho vào danh sách việc cần làm hoặc chuyển tiếp. Tận dụng nút Xóa mail bởi bạn không nhất thiết phải trả lời tất cả các mail. Tiếp tục cho đến khi mail trong hòm thư đến đều được xử lý hết.

INTERNET ĐƠN GIẢN

Nhận thức: Theo dõi thời gian sử dụng

Sử dụng công cụ để theo dõi thời gian truy cập mạng. Nó sẽ giúp bạn nhận thức được thời gian sử dụng và đôi khi khiến bạn bất ngờ. Chú ý đến những trang web khiến bạn tốn nhiều thời gian.

Ý thức: Lập kế hoạch

Tự ý thức lập kế hoạch sử dụng mạng internet. Đặt giới hạn và sử dụng thời gian trên mạng có chủ đích.

Tập trung: Học cách làm việc khi không kết nối mạng

Tránh xa những thứ khiến bạn sao lãng như mạng internet và tập trung làm việc. Nghiên cứu trên mạng trước. Sau đó tắt mạng, đặt thời gian và làm việc tập trung trong khoảng thời gian đó. Đừng nóng lòng “online”.

SẮP XẾP TÀI LIỆU ĐƠN GIẢN

Mọi người thường để bàn làm việc chất đống giấy tờ hay nói cách khác bừa bộn. Bạn muốn dọn dẹp và sắp xếp bàn làm việc? Bước một: tạo một hệ thống sắp xếp tài liệu đơn giản và tạo thói quen phân chia tài liệu theo hệ thống đã lập. Cách đơn giản nhất là sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, sử dụng kẹp tài liệu có dán nhãn và tạo một tệp tài liệu riêng cho mỗi khách hàng/dự án.

Hãy sắp xếp tài liệu đúng cách, đừng chất đống chúng lên. Ngoài ra bạn cũng có thể lưu trữ thông tin trên mạng, giảm lượng giấy sử dụng, yêu cầu mọi người email cho bạn thay vì in tài liệu không cần thiết.

CAM KẾT ĐƠN GIẢN

Giảm việc cam kết cho bạn nhiều thời gian để tập trung vào công việc quan trọng và đạt được những điều bạn mong muốn. Dành thời gian để theo đuổi đam mê. Kiểm tra mọi việc bạn hứa hẹn, cho dù liên quan tới công việc, việc gia đình, trẻ nhỏ, công dân, tôn giáo, sở thích, nhà cửa hay online. Làm một danh sách gồm 4 – 5 việc quan trọng nhất bạn cam kết. Bắt đầu loại bỏ việc không cần thiết. Bất kỳ điều gì bạn thấy không đem lại giá trị, hãy loại bỏ chúng. Bắt đầu nhỏ nhưng theo đuổi đến cùng. Học cách nói “Không” với những lời đề nghị mới. Hãy dành thời gian cho những việc bạn thực sự yêu thích.

THỜI GIAN BIỂU ĐƠN GIẢN

Kiểm tra thời gian biểu mỗi ngày, đặc biệt buổi sáng và buổi tối.

Sức mạnh của thời gian biểu buổi sáng

Với thời gian biểu buổi sáng được lên kế hoạch cẩn thận, bạn có thể chuẩn bị cho một ngày làm việc và đặt mục tiêu từng ngày. Bạn có thể tập thể dục, đọc sách, viết hoặc bất kỳ điều gì bạn không có thời gian làm. Bạn có thể làm một việc nào đó thú vị, thư thái và thoải mái.

Nạp năng lượng cho ngày mai với thời gian biểu buổi tối

Mỗi tối, bạn có thể tận dụng thời gian này để chuẩn bị cho ngày mới, thư giãn và xem lại một ngày làm việc của bạn. Thư giãn trước khi đi ngủ hoặc dành thời gian với người bạn yêu. Bạn có thể viết nhật ký hành trình, du lịch, viết lách hoặc tập thể dục. Chọn hoạt động bạn thích và thử thời gian biểu mới trong vài ngày và điều chỉnh nếu cần. Có thể bạn bắt đầu với một cốc cà phê khi đang ngắm hoàng hôn, đi dạo và lên kế hoạch ngắn. Bạn cũng có thể thư giãn bằng cách nấu ăn và dùng bữa tối với người bạn yêu, xem lại một ngày, chuẩn bị cho ngày mới và đọc một thứ gì đó thú vị.

DỌN DẸP NƠI LÀM VIỆC

Dành thời gian để dọn dẹp bàn làm việc giúp bạn:

  1.       Tập trung
  2.       Đem lại cảm giác bình yên

Sau khi dọn dẹp nơi làm việc, bạn hãy bắt tay dọn dẹp nhà cửa. Có một ngôi nhà gọn gàng giúp bạn:

  1.       Bớt căng thẳng
  2.       Căn nhà hấp dẫn hơn
  3.       Dễ dàng lau chùi

Dành thời gian mỗi ngày để dọn dẹp nơi làm việc cũng như chỗ ở giúp bạn có một tư duy rõ ràng hơn và khả năng tập trung tốt hơn. Hãy sẵn sàng vất bỏ những thứ không cần thiết.

CHẬM LẠI

Chú ý chậm lại

Trong cuộc sống gấp gáp này, có nhiều thứ khiến chúng ta bị phân tán sự tập trung. Chúng ta bị phân tán từ việc này đến việc khác. Kết quả, không một việc nào nhận đủ sự chú ý cần thiết. Hãy học cách tập trung, từ từ chuyển sự chú ý từ việc này sáng việc kia khi đã hoàn thành việc trước đó.

Làm việc chậm lại

Làm chậm mà chắc. Nếu bạn có thể tập trung vào những việc và dự án quan trọng, và duy trì sự tập trung cao độ, bạn sẽ hoàn thành chúng.

Ăn chậm lại

Cắn miếng nhỏ hơn, nhai chậm hơn và bạn sẽ tận hưởng bữa ăn lâu hơn. Điều này giúp bạn thưởng thức từng món ăn, tiêu hóa tốt hơn và bớt căng thẳng hơn.

SỨC KHỎE ĐƠN GIẢN

Sự khỏe mạnh thực sự đến từ luyện tập thể dục trong 1 thời gian dài. Những thay đổi lớn bắt nguồn từ những thay đổi nhỏ để bạn duy trì cuộc sống lành mạnh.

  1.       Dành tháng đầu tiên chỉ để xây dựng thói quen tập thể dục. Biến nó thành một việc thường xuyên và quan trọng. Bắt đầu từ bài tập nhỏ và tập trung biến nó trở thành một thói quen. Lên lịch tập luyện và không được cho phép bản thân bỏ tập một ngày nào. Đừng từ bỏ. Hãy chịu trách nhiệm trước người khác. Và đương nhiên, hãy tận hưởng nó!
  2.       Trong tháng thứ 2, duy trì thói quen tập thể dục và dần thay đổi chế độ ăn uống. Đừng để cơ thể đói. Hãy ăn khi bạn mới chỉ thấy hơi đói. Ăn đồ ăn nhẹ. Đừng ăn đồ ăn quá nặng. Ăn chậm cho đến khi bạn thấy no, chứ không phải no căng.
  3.       Mỗi tháng sau đó, đặc mục tiêu ngắn hạn để tăng dần bài tập và cải thiện chế độ ăn uống. Tự thưởng cho mình mỗi tháng và chịu trách nhiệm với bản thân. Tăng dần bài tập và bổ sung bài tập mới. Tiếp tục ăn uống lành mạnh, bổ sung thực phẩm mới vào chế độ ăn uống.

DUY TRÌ ĐỘNG LỰC

Động lực là thứ thôi thúc bạn đạt được mục tiêu. Là thứ giúp bạn bước tiếp khi mọi thứ rơi vào ngõ cụt. Động lực tốt nhất là bạn thực sự muốn thứ gì đó, bạn hào hứng với nó và đam mê nó.

  1.       Bắt đầu với mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện và tăng dần.
  2.       Một mục tiêu tại một thời điểm, tập trung hoàn thành nó.
  3.       Kiểm tra động lực, biết lí do bạn bắt đầu
  4.       Thực sự, thực sự muốn đạt được điều đó
  5.       Cam kết với mọi người
  6.       Hào hứng
  7.       Dự đoán
  8.       In ra, đăng lên.
  9.       Bắt tay vào làm việc.

Nếu bạn thích bản chuyển nghĩa này, hãy tìm đọc bản tóm tắt tiếng Anh trên Paul Minors hoặc mua sách The Power of Less của Leo Babauta bạn nhé.


KisStartup nhận ra rằng, việc đọc cả một cuốn sách dài với những founder của startup là điều không khả thi. Vì vậy, cần có một cách tóm tắt hiệu quả hơn chỉ là giới thiệu sách, một tóm tắt đủ cẩn thận với độ dài vừa phải, với những thông điệp quan trọng. Được mentor Phan Đình Tuấn Anh của SME Mentoring 1:1 giới thiệu, chúng tôi đã tìm được địa chỉ có những cuốn sách được tóm tắt và giới thiệu một cách cẩn thận tại Paul Minors. Sau khi được Paul cho phép, chúng tôi lựa chọn cuốn sách phù hợp nhất với khởi nghiệp, đội nhóm của KisStartup tìm đọc các cuốn sách nguyên gốc để đảm bảo chắc chắn một lần nữa cuốn sách phù hợp với các khởi nghiệp và chuyển nghĩa sang tiếng Việt. Trong suốt 2018, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu với bạn những cuốn sách này và chia nhỏ theo từng phần để phù hợp thời lượng đọc của bạn tối đa 5 phút mỗi lần.

Các cuốn sách được đồng nghiệp của tôi tại KisStartup – Tạ Hương Thảo – Điều phối các chương trình nâng cao năng lực  và Mai Phạm – Điều phối truyền thông và phát triển mạng lưới tại KisStartup  chuyển nghĩa. Tôi hy vọng bạn cũng như tôi tìm được giá trị từ cuốn sách này. Đúng như tác giả của cuốn sách Ben Horowitz nói: “Cái khó không phải là đặt ra những mục tiêu lớn, thách thức và táo bạo. Cái khó chính là việc bạn phải sa thải nhân viên khi bạn không thực hiện được những mục tiêu lớn ấy“. Làm thế nào để cùng nhau xây dựng tầm nhìn, trở thành một CEO theo đúng nghĩa và duy trì được sự kiên định trên con đường sáng tạo giá trị, hãy cùng đọc, khám phá và thực hành“.

Nguyễn Đặng Tuấn Minh. Quản lý & Đồng sáng lập KisStartup

KisStartup_wordpress

Advertisements

Author: KisStartup Innovation

Giới thiệu các bài báo, nội dung và phân tích liên quan đến khởi nghiệp nhằm giúp các chủ doanh nghiệp khởi nghiệp, các doanh nghiệp đổi mới sáng tạo từ góc độ của KisStartup. Các bài viết do sáng lập, chuyên gia, đội ngũ của KisStartup thực hiện.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s